Perché il tuo team perde ore a produrre report (e come uscirne)

Nella maggior parte delle aziende che incontriamo esiste una persona che il venerdì pomeriggio non fa altro. Estrae i dati dal gestionale, apre il file delle vendite, chiede ai commerciali i numeri che mancano, sistema le colonne che non combaciano, elimina i doppioni e incolla tutto dentro il foglio che la direzione guarderà la settimana dopo. Nessuno considera quel lavoro un problema, perché il report alla fine esce e i numeri tornano.

In aziende grandi, con decine di fonti e una complessità che va davvero governata, avere qualcuno che presidia i dati ha perfettamente senso. Le domande utili sono altre due, e quasi nessuno se le pone: quanto tempo serve per produrre quel report, e quanto costa all’azienda decidere ogni settimana su informazioni vecchie.

Il conto delle ore

La catena è quasi sempre la stessa. Qualcuno esporta, qualcuno formatta, qualcuno pulisce, e alla fine qualcuno incrocia tabelle che nascono in sistemi diversi e non si somigliano. Nelle piccole e medie imprese quel lavoro non nasce dalla complessità dei dati ma dalla loro dispersione, perché ogni reparto ha comprato lo strumento che gli serviva senza che nessuno si chiedesse come avrebbe parlato con gli altri.

Chi lo fa ci mette giorni ogni settimana. Sono giorni pagati, tolti a un’attività che produrrebbe valore, e spesi per riprodurre a mano un collegamento che dovrebbe esistere da solo.

Il ritardo che svuota la decisione

C’è un costo meno visibile delle ore, e pesa di più. I dati si possono estrarre solo quando tutti li hanno inseriti, quindi in genere il venerdì. La lavorazione occupa i primi giorni della settimana successiva. La riunione si tiene il mercoledì, e a quel punto la direzione discute numeri che raccontano una settimana e mezza prima.

Questo nell’ipotesi buona, quella in cui la complessità sta dentro due giorni di lavoro. Quando i report vanno raccolti a mano, e ogni agente deve mandare il proprio foglio, si finisce per ragionare su dati vecchi di quindici giorni.

Il risultato è che i numeri smettono di servire a decidere. Arrivano dopo che la scelta è stata fatta, e allora confermano invece di orientare. Aziende che hanno investito in strumenti precisi e in persone competenti si trovano così a decidere sulle sensazioni, non perché manchino i dati ma perché i dati arrivano sempre tardi.

L’errore che si fa quando si sceglie uno strumento

Quando un reparto valuta un software lo giudica su quello che sa fare per sé. Il gestionale viene scelto perché copre bene la contabilità, il Zoho CRM perché segue le trattative come le segue quel team commerciale, il sistema di ticket perché rispecchia il modo in cui l’assistenza lavora davvero. Sono valutazioni corrette, e i report che ciascuno produce funzionano.

Quasi mai però si verifica una cosa: se i dati di quello strumento si potranno incrociare con quelli degli altri. La verifica salta perché l’incrocio si è sempre fatto a mano, quindi non sembra un requisito del software ma un compito di qualcuno. Sistemi molto puntuali e molto verticali finiscono per non parlarsi, e ogni domanda che attraversa due reparti torna a essere un lavoro manuale.

Cosa cambia quando i dati sono già insieme

Zoho Analytics, lo strumento di analisi e reportistica di Zoho, dentro Zoho One parte da una posizione diversa: le applicazioni della suite sono già collegate, quindi i dati di vendite, amministrazione, marketing e operazioni arrivano per connessione nativa e non per travaso. Nessuno esporta niente, e l’aggiornamento è continuo.

La conseguenza pratica riguarda le domande che prima non si potevano fare. Incrociare due reparti smette di essere un progetto e diventa un grafico, perché le informazioni stanno già nello stesso posto. Le ore del venerdì si liberano, i tempi si accorciano, e soprattutto i numeri tornano disponibili nel momento in cui la decisione va presa.

Tre incroci, in una sola azienda

Un cliente manifatturiero con sette agenti ci ha chiesto di mettere insieme il commerciale e l’amministrazione. Volevano vedere quanti ordini portava ciascun agente, ma soprattutto quali di quelle commesse vinte avessero poi creato problemi: insoluti, contestazioni, scoperti rimasti aperti.

È una domanda che dice molto sul modo di vendere. Un agente chiaro nelle promesse lascia poco spazio ai ripensamenti; un altro promette quello che l’azienda fatica a mantenere pur di chiudere e prendere la provvigione. Senza incrociare i due sistemi quella differenza non si vede, perché il CRM racconta solo la vendita e il gestionale solo la fattura. Con i dati insieme è diventato anche possibile informare gli agenti degli insoluti in modo strutturato, così che si attivino sul recupero insieme al supporto tecnico invece di scoprirlo per caso.

L’incrocio più difficile è stato proprio questo, perché le trattative sono libere e non seguono alcuna formalità, mentre i documenti fiscali devono rispettare le regole della contabilità italiana. Sono oggetti diversi per natura, ed è il motivo per cui confrontarli a mano richiede tanto lavoro.

Nella stessa azienda il marketing investe in campagne, con costi di produzione e di pubblicità su Google e sui social. Legare quella spesa ai ricavi delle trattative chiuse dai commerciali, e non solo ai contatti generati, ha cambiato il modo in cui si discute il budget.

Il terzo caso viene da un’impresa di costruzioni con una quindicina di tecnici che lavorano le commesse vendute dall’ufficio commerciale. Qui l’incrocio mette insieme gli estremi del contratto firmato, cioè budget, giornate e risorse previste, con le ore effettivamente registrate su Zoho Projects. Si vede subito quali commesse stanno erodendo il margine, e si vede mentre sono ancora aperte.

Domande frequenti

Serve rinunciare al gestionale che usiamo?

No, e raramente ha senso. Analytics legge da più fonti, quindi si può tenere il gestionale dov’è e portare i suoi dati dentro l’analisi. La differenza la fa il collegamento automatico: quello che prima estraeva una persona ogni settimana arriva da solo.

Quanto tempo serve prima di vedere i primi report?

Dipende da quanto sono ordinati i dati di partenza, che è quasi sempre il fattore decisivo. La parte tecnica di collegare le fonti è rapida; decidere cosa misurare e con quale definizione richiede più tempo, perché è una scelta aziendale e non una configurazione. È il lavoro che facciamo nelle prime due fasi del nostro metodo, l’ascolto e la mappatura dei processi.

Se abbiamo già una persona che fa i report, questa persona diventa inutile?

Nella nostra esperienza succede il contrario. Quella persona conosce i numeri meglio di chiunque altro, e liberata dall’estrazione manuale passa a lavorare sull’interpretazione, che è la parte che l’azienda paga volentieri.

Analytics si può comprare da solo?

Sì, esiste come prodotto a sé. Dentro Zoho One però è già compreso nel canone e soprattutto è già collegato alle altre applicazioni, e quel collegamento è la ragione per cui il lavoro manuale sparisce.