Zoho CRM, CRM Plus o Zoho One: una guida per scegliere senza sbagliare

Chi si avvicina al mondo Zoho incontra quasi subito tre nomi che si somigliano e che generano una confusione comprensibile: Zoho CRM, Zoho CRM Plus e Zoho One. La somiglianza dei nomi nasconde tre prodotti con perimetri molto diversi. La scelta sbagliata si paga, in un senso o nell’altro, perché chi compra troppo poco si ritrova dopo sei mesi ad aggiungere abbonamenti separati, mentre chi compra troppo paga licenze che nessuno usa.

Questa guida prova a mettere ordine con il criterio che usiamo anche noi nelle prime chiamate, che non parte dal prodotto ma da una domanda semplice: chi, in azienda, deve lavorare sui dati dei clienti?

Cosa sono i tre prodotti

Zoho CRM è la singola applicazione per la gestione delle vendite: pipeline, trattative, contatti, attività del team commerciale. Si vende in quattro edizioni, da Standard a Ultimate, ma per un uso aziendale l’edizione di riferimento è Enterprise, perché è la prima che permette di personalizzare le automazioni con le custom function, cioè gli script che adattano il sistema ai processi specifici di chi lo usa. Le edizioni Standard e Professional costano meno e si fermano alle automazioni predefinite: nella nostra esperienza diretta bastano a un libero professionista o a una microstruttura, mentre le aziende finiscono per sbatterci contro nel giro di pochi mesi, appena il processo commerciale mostra la prima particolarità.

Zoho CRM Plus è un pacchetto costruito attorno al CRM, pensato per chi lavora a contatto con i clienti anche fuori dalle vendite. Oltre al CRM nella sua edizione più alta comprende Desk per l’assistenza clienti, SalesIQ per il monitoraggio del sito e le chat, Campaigns per l’email marketing, Social per i canali social, Survey per i sondaggi, Projects per i progetti e Analytics per la reportistica. Copre, in una parola, il front office: vendite, marketing e assistenza su un’unica piattaforma.

Zoho One è l’abbonamento che comprende tutto, con oltre 45 applicazioni che oltre al front office arrivano all’amministrazione con Books, alle risorse umane, alla gestione documentale e al resto dell’azienda. Ne abbiamo scritto una guida completa, con i prezzi e i criteri per capire se fa al caso tuo.

La domanda da cui partire

La scelta tra i tre, nella nostra esperienza, dipende molto più dal perimetro del progetto che dal budget.

Se il problema da risolvere riguarda soltanto il reparto vendite, perché le trattative vivono nella testa dei commerciali o in un foglio Excel e serve ordine, la risposta è Zoho CRM, quasi sempre in edizione Enterprise.

Se il problema riguarda tutto il fronte clienti, perché oltre alle vendite ci sono un’assistenza da organizzare in ticket, un marketing che vuole fare campagne e la necessità di vedere il percorso del cliente da un capo all’altro, si arriva in modo naturale a CRM Plus.

Se invece il progetto riguarda il modo in cui l’intera azienda lavora, con l’amministrazione che deve smettere di reinserire a mano i dati delle vendite e una direzione che vuole report su tutto, allora il confronto si sposta su Zoho One.

C’è poi una seconda variabile, che è la dimensione dell’organico, e qui il meccanismo dei prezzi conta parecchio.

I prezzi, e il calcolo che vale la pena fare

Questi sono gli ordini di grandezza dei listini con fatturazione annuale, IVA esclusa, da verificare sempre sulle pagine ufficiali perché soggetti ad aggiornamenti:

Su questa tabella serve subito una precisazione, perché il “da 14 euro” della prima riga inganna. Per un’azienda l’edizione utile di Zoho CRM è la Enterprise, quindi il confronto reale non parte da 14 euro ma da circa 40, e a quel prezzo la distanza da CRM Plus e dal piano All Employee di Zoho One si accorcia parecchio. È uno dei motivi per cui il solo CRM, per un’azienda, conviene meno spesso di quanto il listino faccia pensare: con una manciata di euro in più per utente si prende il front office intero, o addirittura la suite completa se il rapporto tra utilizzatori e organico lo consente.

Il dato che sorprende quasi tutti è che Zoho One nel piano All Employee costa meno per utente di CRM Plus, pur comprendendo molte più applicazioni. Il motivo sta nella condizione del piano: la licenza va attivata per l’intero organico, compreso chi il sistema lo userà poco. Da qui discende il calcolo che conviene fare, e che dipende dal rapporto tra le persone coinvolte nel progetto e i dipendenti totali.

In una PMI da 30 dipendenti dove il progetto tocca vendite, assistenza, marketing e amministrazione, cioè la maggioranza delle persone, il piano All Employee di Zoho One è in genere la strada più conveniente, perché a 37 euro per tutti si prende l’intera suite spendendo meno di quanto costerebbero le stesse persone su CRM Plus. In un’azienda da 300 dipendenti dove il progetto riguarda solo le 25 persone del front office, il quadro si rovescia: attivare Zoho One per trecento persone non avrebbe senso economico, il piano Flexible a 90 euro è pensato per altri scenari, e CRM Plus per quei 25 utenti diventa la soluzione naturale. È il motivo per cui, nelle aziende con organici grandi, la nostra valutazione parte quasi sempre da CRM Plus, mentre nelle piccole comincia di regola da Zoho One.

Tre profili tipici

Per rendere il criterio più concreto, questi sono i profili che incontriamo più spesso.

Il caso più semplice è l’azienda con un team vendite da mettere in ordine e nessun’altra urgenza: cinque commerciali, trattative da tracciare, un titolare che vuole vedere la pipeline. Qui Zoho CRM basta, ma in edizione Enterprise, perché è quella che permette di modellare le automazioni sul processo commerciale reale, e un CRM che non si adatta al processo è esattamente il software che dopo sei mesi nessuno usa. Le edizioni Standard e Professional restano sensate per un libero professionista o uno studio molto piccolo, con esigenze che le automazioni predefinite coprono; per tutti gli altri, comprare l’edizione bassa per risparmiare significa in genere ricomprare quella giusta entro l’anno.

Diverso è il caso dell’azienda strutturata sul fronte clienti ma con un gestionale che non si tocca: un’impresa da 150 persone con 20 tra venditori, assistenza e marketing, e un ERP consolidato per tutto il resto. Qui CRM Plus copre esattamente quel raggio d’azione, a un costo proporzionato, e l’integrazione con il gestionale esistente diventa parte del progetto.

C’è infine la PMI che sta ridisegnando tutto il proprio modo di lavorare, con qualche decina di dipendenti, processi che passano ancora per fogli di calcolo e carta, reparti che si scambiano informazioni a voce. Per questo profilo Zoho One nel piano All Employee è di rado la scelta sbagliata, anche quando il progetto parte da un solo reparto, perché le applicazioni per i passi successivi sono già comprese nel canone e si attivano quando l’azienda è pronta.

Gli errori che vediamo più spesso

Gli sbagli ricorrenti sono due, e sono speculari. C’è chi compra Zoho One “perché a licenza costa meno” quando il progetto riguarda solo il front office di un’azienda grande, e scopre che il vincolo All Employee trasforma il risparmio apparente in una spesa moltiplicata per l’intero organico. E c’è chi fa l’opposto e parte dal solo Zoho CRM in un’azienda piccola che ha già in programma assistenza, campagne e reportistica: nel giro di un anno si finisce a sommare abbonamenti separati che, messi insieme, superano il costo del pacchetto che li comprendeva dall’inizio.

In entrambi i casi l’errore nasce dal guardare il listino prima di aver definito il perimetro del progetto. A questi due se ne aggiunge un terzo, più piccolo ma frequente: scegliere Zoho CRM nell’edizione più economica per contenere la spesa iniziale, e scoprire al primo processo un po’ particolare che le automazioni non si possono personalizzare.

Domande frequenti

Le edizioni Standard e Professional di Zoho CRM bastano a un’azienda?

Nella nostra esperienza diretta, raramente. Il limite non sta nelle funzioni di base ma nelle automazioni, che in quelle edizioni non si possono personalizzare con le custom function: appena il processo commerciale ha una particolarità, e quasi ogni azienda ne ha almeno una, ci si ferma lì. Le consideriamo edizioni adatte a liberi professionisti e microstrutture; per un’azienda il punto di partenza è Enterprise.

Si può passare da un prodotto all’altro in un secondo momento?

Sì, ed è un percorso frequente: da Zoho CRM si sale a CRM Plus o a Zoho One mantenendo dati e configurazioni, perché il CRM alla base è lo stesso. Il passaggio conviene pianificarlo, ma non ci sono migrazioni da rifare.

Il CRM dentro CRM Plus e Zoho One è “ridotto”?

No, ed è un dubbio comune: sia CRM Plus sia Zoho One comprendono Zoho CRM nelle sue edizioni più alte, quindi con le custom function, le automazioni avanzate, l’intelligenza artificiale e la personalizzazione complete. È anche uno dei motivi per cui, ai prezzi visti sopra, i pacchetti reggono bene il confronto con il CRM da solo.

Il piano All Employee di Zoho One obbliga davvero ad attivare la licenza per tutto l’organico?

Sì, la licenza va attivata per tutti i dipendenti, ed è la condizione che spiega il prezzo. Sopra il 40 per cento circa di utilizzatori reali sull’organico il piano completo conviene comunque; sotto quella soglia vanno confrontati il piano Flexible e CRM Plus. Ne parliamo in dettaglio nella guida a Zoho One.

E rispetto a Salesforce o HubSpot?

Sono confronti che meritano spazio a parte, e li abbiamo scritti: Zoho One vs Salesforce e Zoho One vs HubSpot.