Zoho One vs Salesforce: confronto onesto per una PMI italiana

Chi cerca online un confronto tra piattaforme CRM trova quasi sempre pagine costruite allo stesso modo, con due colonne di funzioni e spunte verdi più o meno ovunque, dalle quali non si capisce quale prodotto convenga davvero. Il difetto di quei confronti non sta nei dati, che spesso sono corretti. Sta nella domanda a cui rispondono, perché per una piccola o media azienda le funzioni di Zoho One e di Salesforce si equivalgono nella grande maggioranza degli usi concreti.

Le differenze che pesano stanno altrove, cioè nella dimensione dell’azienda che li adotta, nel budget disponibile e soprattutto in quanto costa far funzionare il sistema dopo averlo comprato.

Prima di entrare nel merito serve una premessa. Siamo partner Zoho, e questo articolo lo scriviamo da quella posizione. Proprio per questo il confronto che segue si basa sui listini pubblici di entrambi i produttori e comprende anche la parte che avremmo meno interesse a raccontare, cioè i casi in cui Salesforce è la scelta più sensata. Esistono, e fingere il contrario non aiuterebbe nessuno.

Due modi diversi di concepire il software aziendale

Salesforce è il CRM più diffuso al mondo, e non lo è per caso. La profondità funzionale è enorme, la personalizzazione è praticamente illimitata, e attorno al prodotto è cresciuto AppExchange, un marketplace di estensioni che copre quasi ogni esigenza verticale immaginabile. È un sistema costruito per adattarsi a processi commerciali complessi. Per funzionare bene, però, richiede figure dedicate, tanto che “Salesforce administrator” è ormai una professione a sé, con i suoi corsi, le sue certificazioni e stipendi corrispondenti.

Zoho ha fatto una scelta diversa. Invece di concentrare tutto su un prodotto molto profondo per una singola funzione, con Zoho One vende un abbonamento unico che comprende più di quarantacinque applicazioni per tutte le aree dell’azienda, dalle vendite all’amministrazione fino all’assistenza clienti, progettate per lavorare sugli stessi dati fin dall’inizio. A cosa comprende e come funziona abbiamo dedicato una guida completa.

Per chi compra, la differenza pratica si riassume presto: con Salesforce si acquista un CRM eccellente e poi si aggiunge il resto, a listino separato, mentre con Zoho One si acquista l’intero perimetro e si decide in seguito cosa attivare, e quando.

Quanto costano, secondo i listini ufficiali

I prezzi che seguono sono in euro per utente al mese, con fatturazione annuale e IVA esclusa. Li abbiamo verificati a luglio 2026 sui listini italiani pubblicati dai due produttori, ma è meglio ricontrollarli sempre sulle pagine ufficiali, anche perché Salesforce ha annunciato un aggiornamento dei prezzi nel corso dell’anno.

Questo è il listino ufficiale di Sales Cloud, il CRM per le vendite di Salesforce:

Il punto che sposta i conti non è tanto il prezzo del CRM quanto tutto quello che in Zoho One è compreso e in Salesforce si paga a parte. L’esempio più evidente riguarda la marketing automation. Nell’offerta Salesforce si chiama Account Engagement e parte da 1.250 euro al mese per organizzazione, fino a diecimila contatti, che su base annua fanno quasi 15.000 euro per uno strumento che in Zoho One rientra già nel canone.

Un discorso simile vale per l’assistenza clienti: Service Cloud ha un proprio listino per utente, mentre Zoho Desk, l’applicazione equivalente di Zoho, non si paga a parte.

Zoho One ha un listino solo. Costa 37 euro per utente al mese nel piano All Employee, che richiede una licenza per tutto l’organico, oppure 90 euro nel piano Flexible User, che lascia scegliere liberamente quali persone attivare.

Un esempio concreto: un’azienda da 20 persone

Per capire cosa significano questi numeri conviene farli su un’azienda realistica: 20 dipendenti, 8 tra commerciali e direzione che usano il CRM ogni giorno, 3 persone sull’assistenza e un marketing che vuole lavorare sui contatti in modo strutturato. Ecco cosa servirebbe, a listino, per coprire le stesse esigenze.

Su questa tabella va detta una cosa a favore di Salesforce. Nel totale di Zoho One si stanno pagando anche dodici licenze per persone che probabilmente useranno poco il sistema, perché il piano All Employee non prevede eccezioni. Anche tenendone conto, la spesa resta intorno a un quarto di quella dell’alternativa.

Cosa considerare se ti offrono uno sconto

Chi ha trattato con Salesforce probabilmente lo sa già: sopra la fascia Starter i prezzi di listino si negoziano quasi sempre, e per alcune aziende gli sconti sulle licenze diventano molto consistenti. Non c’è niente di scorretto in questo, è una pratica normale nel software enterprise.

Un preventivo con una grossa percentuale di sconto in prima pagina, però, merita di essere letto per intero prima di firmarlo, perché la domanda utile non è quanto vale lo sconto ma a cosa si applica. Il costo complessivo di Salesforce comprende, oltre alle licenze, l’implementazione iniziale, che secondo le stime di settore vale di solito tra il 20 e il 40 per cento delle licenze del primo anno, le eventuali app aggiuntive di AppExchange e la figura che nel tempo dovrà amministrare il sistema. Su tutte queste voci lo sconto non si applica, e sono spesso la parte più grande della spesa.

C’è anche una questione di tempi. Gli sconti importanti sono legati in genere a contratti pluriennali, e alla scadenza la trattativa riparte in condizioni diverse dalla prima volta, perché i dati ormai sono dentro, i processi sono stati costruiti sopra e la formazione delle persone è già stata fatta. Cambiare sistema a quel punto costa parecchio, e questo indebolisce la posizione di chi rinnova.

Per questo il paragone più onesto non si fa sul prezzo scontato del primo anno ma sul costo complessivo dei primi tre, contando anche implementazione, app aggiuntive e manutenzione. Abbiamo rifatto i conti dello scenario qui sopra ipotizzando le licenze Salesforce a metà prezzo, e il totale resta comunque un multiplo di quello di un progetto Zoho One equivalente, dove il canone è quello di listino, senza percentuali da negoziare, e i costi di partenza restano di norma alla portata del budget di una PMI.

Se hai già un preventivo sul tavolo, chiedi a chi te lo ha mandato una sola cifra, cioè il costo complessivo dei primi tre anni tutto compreso, e ragiona su quella.

Quando Salesforce è la scelta giusta

Ci sono situazioni in cui Salesforce non è solo una scelta difendibile, ma la più ragionevole. Pensiamo alle reti commerciali grandi, con decine di venditori, territori da assegnare, gerarchie di approvazione e previsioni su più linee di business: è esattamente il terreno per cui il prodotto è stato costruito, ed è lì che la sua profondità si sente davvero.

Chi fa parte di un gruppo internazionale già standardizzato su Salesforce, poi, raramente trova conveniente battersi per un’alternativa locale, perché il costo dell’eccezione supera quasi sempre il beneficio. In alcuni settori esistono anche applicazioni verticali mature costruite su AppExchange che non hanno equivalenti altrove, e per certe aziende quella singola applicazione vale l’intera scelta.

Una condizione, comunque, vale per tutti questi casi: Salesforce rende quando ci sono il budget e una figura, interna o esterna, che lo amministra con continuità, perché senza quella manutenzione l’investimento tende a perdere valore nel tempo.

Quando ha più senso Zoho One

Per il profilo opposto, che poi corrisponde alla maggior parte delle PMI italiane, i conti dicono altro. Tra i dieci e i cento dipendenti il bisogno tipico non è un CRM profondissimo ma una copertura ampia, con vendite, amministrazione, assistenza e marketing che lavorano finalmente sugli stessi dati.

A quella dimensione conta molto sapere in anticipo quanto si spende, perché un canone unico evita la progressione di componenti aggiuntivi che altrove trasforma il preventivo iniziale in una frazione della spesa reale. Conta anche non dover pagare qualcuno solo per tenere in piedi il sistema: Zoho One va configurato bene all’inizio, e su questo non esistono scorciatoie, ma una volta a regime non richiede una figura dedicata.

La gradualità fa il resto, perché avere tutte le applicazioni già comprese nell’abbonamento permette di partire dal processo più urgente e attivare le altre quando l’azienda è pronta, senza firmare nuovi contratti né rinegoziare nulla.

Domande frequenti

Zoho One è “meno potente” di Salesforce?

Sul singolo modulo CRM sì: Salesforce Enterprise offre una profondità di personalizzazione superiore. La domanda utile, prima di questa, è però se la tua azienda arriverà mai a toccare quel limite. Nella nostra esperienza una PMI fino a cinquecento dipendenti difficilmente lo raggiunge, mentre la complessità che quella profondità si porta dietro si paga fin dal primo giorno.

Si può migrare da Salesforce a Zoho?

Sì, ed è una migrazione che capita di fare. Zoho CRM ha strumenti dedicati per importare dati e struttura da Salesforce, e come per ogni migrazione la qualità del risultato dipende più dalla pulizia dei dati di partenza che dalla tecnologia.

I dati restano in Europa con entrambi?

Entrambi i produttori offrono opzioni di residenza europea dei dati. Zoho in particolare gestisce data center propri nell’Unione Europea e dichiara di non usare i dati dei clienti a fini pubblicitari, un aspetto della sua politica sulla privacy che per molte aziende pesa nella scelta.

Perché la differenza di prezzo è così grande?

I modelli di business sono diversi. Salesforce vende profondità enterprise, con una struttura commerciale costruita per quel mercato, mentre Zoho è un’azienda privata che sviluppa internamente tutta la suite e compete sull’ampiezza a costo contenuto. Ne abbiamo scritto più in dettaglio nella guida per scegliere tra CRM, CRM Plus e Zoho One.